会社を休むときはどのタイミングで会社に連絡すればいい?

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会社を休まなくてはならなくなった場合、いつ連絡をしたら良いのか戸惑ったことはありませんか?

それに、休むための会社への連絡ってなんだかちょっとしづらく、緊張してしまいませんか。筆者も下っ端だった頃は、会社への電話はいつもドキドキしていたものです。

今回は、会社を休むときの連絡のタイミングやマナー、電話やメールの使い分けの方法等を紹介します。

当日の休みをもらうための連絡のタイミングって?

ビジネス雑誌を読んでいると、当日休みをもらうための会社への連絡のタイミングについての記事が時々載っています。

それらには、休みの連絡は『遅くとも始業10~15分前』や『上司が確実に出勤している時間』等と掲載している場合が多いです。

確かに早い時間に連絡をしてしまうと、交通機関を利用している上司ならば携帯電話を鳴らすと迷惑になってしまいますし、小さなお子さんがいる上司であれば子供を学校に行かせる準備で忙しいかもしれません。

しかし、職業によっては朝早く連絡するべき場合もあるのです。

自分が担当する大切な商談を控えていたり、遠出の出張となっている場合等は代理人をたてなくてはならないし、その段取りを誰かにしてもらわなければなりません。ちなみに筆者は医療従事者だったため昼夜交代で勤務についており、職場で一人でも欠けることは重大な問題となります。

異常が発生して休まなければいけない時は代わりの人に出勤してもらわなければなりません。そのため、私は休む可能性があればその時点ですぐに上司に相談や連絡をするようにしていました。

自分の仕事が他の人の迷惑にならないような場合や、数日休んでも業務に大きな支障がない場合は上司出勤後や始業15分前でも良いかもしれませんが、自分の職種によっては連絡のタイミングは臨機応変にしなければならないのです。

和夫
休む場合は、皆どのように連絡しているか他の同僚に聞いたり、上司に連絡の仕方を尋ねておくと、いざ休まなければならなくなった当日スムーズに連絡できますね。

連絡は基本電話が良い

休む時の連絡は、どのような場合でも基本は電話連絡がマナーです。

電話連絡は、自分の声を直接相手に届けることができるので信頼性がありますし、休む日に自分がするはずだった仕事の内容の引き継ぎやもろもろの打ち合わせといった業務管理もすることができます。

よって、社内の規定や風紀がメールやアプリ、SNS等による連絡ツールの利用が主となっていない場合は必ず電話で連絡するようにしましょう。

和夫
電話で丁寧に連絡すれば、同僚や上司も休む理由に納得してくれます。電話は礼儀の一つであると覚えておきましょう。

メールを上手なタイミングで使うポイント

基本お休みの連絡は電話が良いと前述しましたが、メールはとても便利なものです。ここでは、メールを上手なタイミングで利用する方法を紹介します。

メールを利用するタイミングの一つは、上司が不在の場合や電話に出られない場合です。上司の次に偉い役職の人や先輩に電話で連絡をとって指示を仰いだ後、上司に休む理由や事情、他の人に休む連絡をしたというメールを送っておきましょう。

メール文の書き方例

おはようございます。○○(自分の名前)です。

突然の連絡申し訳ありません。風邪をひいてしまったようで高熱にて出勤できず、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。

先ほど会社の△△さんに、休む旨の連絡を致しました。

本日の商談につきましては~~~(連絡事項等を記載)

皆さまには大変ご迷惑をおかけしますが何卒よろしくお願い申し上げます。

○○(自分の名前)

挨拶文を入れながら休む理由をまとめ、簡潔な内容で改行等をして見やすい文章にすることをこころがけましょう。

ちなみに筆者の体験談なのですが、上司が交通機関を利用している時間帯と分かっているがすぐに連絡した方が良いと思った場合、ワン切りをした後にすぐメールをするようにしていました。

メールよりも電話の方が気付きやすい着信設定をしている人も多いからです。メールと電話の両方を上手に利用すれば、相手も自分も気持ち良く連絡をとることができるのでおすすめです。

和夫
上司がメールを読むであろう時間帯が分かっていたら、後で再度上司に電話連絡をすることも大切。休みをもらう権利はあっても、仕事を休む了承は直属の上司からもらうものでもあり、感謝とお詫びをきちんと伝えましょう。

休む理由別!連絡のタイミング

急病や事故

急病や事故のほとんどが当日の連絡になると思います。項目1で前述した通り上司に迷惑にならないタイミングで連絡をするようにしましょう。

しかし、前日の夜等に急病や事故にあい、翌日から確実に会社を休まなければならない場合は臨機応変に対応しなければなりません。

休む連絡は早い方が良いので、電話をかけて問題のない時間帯であれば電話で連絡し、夜分遅い場合はメールやSNSを使って連絡しておきましょう。

その際は「翌日の朝○時頃また連絡致します」と付け加えておき、休む当日のその時間に電話にてきちんと伝えましょう。

結婚式等の祝い事

結婚式等の祝い事は、日程が決まっていることが多いので、分かったらすぐに前もって上司や職場に休みたい日を伝えておきましょう。

そうすれば堂々と休むことができますし、自分や同僚も業務の調整がしやすいでしょう。

忌引き等の不幸事

危篤の家族がいるのであれば、悲しい気持ちではありますが上司にあらかじめ伝えておくと良いでしょう。

忌引きや臨終の際は職場の皆もその心づもりをしてくれるので、急な休みになっても対応をしてくれるはずです。

子供や家族、公的、私的な手続き等

家族や家庭の困ったことが出現した場合、上司にそれとなく相談しておくと良いでしょう。

休みたい日がある場合は、言いにくくなければその事情と共に伝えるようにし、前もって休みの調整をしてもらえるように交渉しましょう。

検診や定期受診

受診の日が決まっているのであれば、必ず前もって休みたい日を申し出ておきましょう。

いくら受診でも緊急性のない場合は、前もって伝えておくのがマナーです。また、自分に持病があるのであればあらかじめ上司に相談しておきましょう。

まとめ

会社を休まなければならない時の連絡のタイミングや休む理由別の留意点を簡単にまとめましたが参考になりましたか。

いつもお世話になっている上司や同僚には、業務の為にもなるべくスムーズに休むことを伝えたいですね。電話とメールの両方を上手に使って円滑な連絡をするようにしましょう。

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